C'è un momento preciso in cui un'agenzia immobiliare smette di aggiornare il proprio sito: quando si accorge che ogni immobile va inserito una volta nel gestionale, una su Immobiliare.it, una su Idealista e una sul sito. Quattro volte lo stesso lavoro. Alla terza settimana il sito resta indietro, alla seconda scadenza resta indietro di un mese, e da lì in poi è una vetrina con dentro roba già venduta.
Il modo per uscirne è collegare il gestionale al sito, così che sia il sito a leggere i dati e ad aggiornarsi da solo. Ti spiego come funziona, perché è una di quelle cose che nei preventivi compare come una riga di tre parole e poi decide la riuscita di tutto il progetto.
Come funziona l'import, in concreto
Il tuo gestionale (Gestim, Miogest, o quello che usi) sa esportare l'archivio immobili in un file strutturato, di solito XML. È lo stesso meccanismo con cui alimenta i portali esterni.
Il sito legge quel file a intervalli regolari, per esempio ogni due ore, e per ogni immobile fa quattro cose: se non lo conosce lo crea, se è cambiato lo aggiorna, se è sparito dal file lo toglie dalla vetrina, e le foto se le scarica e se le riottimizza per conto suo. Tu continui a lavorare solo dentro il gestionale, come hai sempre fatto. Il sito ti segue.
Detta così sembra banale. Il lavoro vero sta in due punti che nessuno racconta.
La mappatura dei campi. Il gestionale chiama «Trilocale» quello che sul sito è «3 locali», la classe energetica arriva come sigla, il riscaldamento come codice numerico, i comuni a volte con la provincia attaccata e a volte no. Tradurre tutto questo in qualcosa di leggibile e filtrabile è una parte consistente del lavoro, e va fatta guardando i tuoi dati reali, non un tracciato di esempio.
Le foto. Sono il motivo numero uno per cui i portali immobiliari fatti male sono lenti. Un gestionale esporta tranquillamente venti foto da 4 MB l'una per immobile: se il sito le pubblica così com'è, la scheda pesa 80 MB e da telefono non si apre. Vanno ridimensionate, convertite e servite in più formati, automaticamente, a ogni import.
Cosa serve dal tuo gestionale
Prima di preventivare qualsiasi cosa, la domanda da fare al fornitore del gestionale è una: mi date un feed degli immobili, e in che formato?
Quasi tutti i gestionali del settore lo prevedono, spesso a un costo aggiuntivo o su richiesta esplicita. Alcuni offrono anche accesso via API, che è meglio ancora perché permette aggiornamenti quasi immediati invece che a intervalli. Se il tuo gestionale non esporta niente, esistono soluzioni di ripiego, ma sono fragili e te le sconsiglio: meglio valutare il cambio di gestionale che costruire su un aggancio che si rompe al primo aggiornamento del loro software.
Chiedilo prima di firmare il sito. È il pezzo che determina se il progetto ha senso.
I punti dove si rompe davvero
Ho visto import automatici funzionare benissimo e altri diventare un problema. La differenza sta quasi sempre in queste cose.
Gli immobili venduti che restano online. Se la logica di rimozione non è gestita bene, il sito continua a mostrare case già vendute. Chiamate inutili per i tuoi agenti, figura pessima con chi chiama.
I duplicati. Stesso immobile inserito due volte nel gestionale, magari da due agenti diversi, e sul sito compare due volte con prezzi diversi. Serve una regola di identificazione univoca, decisa insieme all'inizio.
Le descrizioni identiche a quelle dei portali. Questa è la trappola che nessuno vede. Se il testo dell'annuncio sul tuo sito è lo stesso identico che sta su Immobiliare.it, Google non ha nessun motivo per mostrare la tua pagina invece della loro, e loro hanno vent'anni di autorità in più. Il tuo sito diventa una copia peggiore di un portale.
Su quest'ultimo punto la soluzione non è tecnica. È che le venti, trenta schede che ti stanno più a cuore vanno scritte diversamente, con parole tue, e le pagine per zona (le ricerche del tipo «case in vendita» più il nome del comune) vanno costruite a mano, non generate in automatico. L'import ti dà l'archivio sempre aggiornato. Il posizionamento te lo dà quello che ci scrivi sopra.
Cosa conviene non automatizzare
Detto in breve: l'automatismo serve per l'ordinaria amministrazione, non per la vetrina.
Lascia che l'import gestisca dati, prezzi, disponibilità e foto. Tieni in mano le descrizioni degli immobili di punta, la foto di copertina (quella che sceglie l'algoritmo è quasi sempre sbagliata) e le pagine di zona. Sono poche ore al mese e sono le uniche ore che spostano davvero qualcosa su Google.
Un caso reale
Multimmobiliare gestisce oltre 150 immobili tra vendita e affitto nella Svizzera italiana. Prima caricava tutto a mano su portali esterni: oltre mezz'ora per immobile a ogni modifica, nessun sito proprietario, nessun contatto che arrivasse direttamente a loro.
Abbiamo costruito il portale con import XML dal gestionale, mappa interattiva, filtri multi criterio e un CRM interno per le richieste. Il tempo di aggiornamento è sceso dell'85 per cento, il portale regge l'intero archivio caricandosi in circa due secondi, e l'agenzia riceve oltre 40 richieste dirette al mese dal proprio sito, senza pagarle a nessuno. I dettagli tecnici sono nel caso studio Multimmobiliare.
Quanto costa e quanto ci vuole
Un portale immobiliare completo, con import dal gestionale, mappa, filtri e CRM interno, parte da 4.490 euro e richiede dalle otto alle dodici settimane. È il progetto giusto se il catalogo è ampio e si muove spesso.
Se invece hai già un sito che funziona e ti serve solo l'aggancio al gestionale, l'integrazione si quota a sé e parte da 890 euro, in tempi molto più brevi. C'è anche una via di mezzo, il pacchetto per agenzie che mette insieme sito professionale, integrazione del feed e SEO locale a 3.290 euro. La scelta dipende da quanti immobili gestisci: sotto i trenta, con poca movimentazione, l'automatismo non si ripaga e ti conviene un sito vetrina curato, come ho spiegato in sito web per agenzie immobiliari.
Domande frequenti
Il mio gestionale può essere collegato al sito? Quasi certamente sì, se esporta un feed XML o espone delle API. È la prima cosa da verificare con il fornitore del gestionale, prima ancora di preventivare il sito. Gestim e Miogest, tra i più diffusi in Italia, si integrano senza particolari problemi.
Ogni quanto si aggiornano gli annunci sul sito? Con un feed XML si imposta un intervallo, tipicamente da una a sei ore. Con le API l'aggiornamento può essere quasi immediato. Per il mercato immobiliare qualche ora di ritardo non cambia niente: l'importante è che sia automatico e affidabile.
Devo smettere di usare i portali immobiliari? No, e sarebbe un errore. I portali portano volume, il tuo sito porta contatti che non paghi e visibilità che resta tua. Convivono. L'obiettivo è ridurre quanto dipendi da loro, non sostituirli.
Se un immobile viene venduto, sparisce dal sito da solo? Sì, se la logica è impostata bene: quando l'immobile esce dal feed, il sito lo toglie dalla vetrina. Vale la pena decidere insieme cosa fare della pagina, perché a volte tenerla online come «venduto» è utile, sia per chi cerca sia per Google.
Quanto tempo si risparmia davvero? Dipende da quanto muovi. Su un archivio di 150 immobili con aggiornamenti frequenti abbiamo misurato un calo dell'85 per cento sul tempo di gestione. Su venti immobili quasi fermi, il risparmio è modesto e l'investimento non si giustifica.
Se gestisci un'agenzia e vuoi capire se il tuo gestionale si può collegare e se i tuoi numeri giustificano l'automatismo, scrivimi: guardiamo insieme cosa esporta il tuo software e ti dico con franchezza se conviene o se stai meglio così.
